国土局档案整合工作实施方案|

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为加强我局档案的规范化管理,维护档案的完整性与安全性,提高档案的查全率和查准率,充分发挥国土资源档案的作用,更好地为经济建设和国土资源工作服务,特制定实施方案。

一、依据与目的

各业务科室根据《国土资源档案分类方案》、《国土资源文件资料归档范围和保管期限》、《档案立卷归档制度》等有关规定,对照分类方案和归档范围规定的归档资料内容进行检查,将本科室应归档而未归档的文件资料进行收集、整理、立卷、归档。取消各科室资料室,所有业务档案归综合档案室统一保管、利用。

二、组织保障与管理网络

为使档案整合工作顺利开展,特成立档案整合工作领导小组(附件2)。

档案整合办公室组成人员同时担任各国土所(分局)、局属各部门担任兼职档案员,负责本部门在工作、活动中形成的文件材料的整理、立卷、移交工作。

同时,为适应新形势,拟对档案立卷归档、鉴定、保管、保密等各项制度重新进行修订。

三、工作内容与时间安排

㈠资料归档范围:

1.综合类:文秘;劳动人事;党群、纪检;行政;政策法规;外事活动。

2.计划财务类:综合统计年报、财务统计年报;财务预决算报表;专项检查材料;财务总帐、分户帐、明细帐、日记帐;会计凭证等。

3.地籍管理类:土地调查;土地登记;国土资源统计;土地分等定级、估价、处置;土地动态监测。

4.土地利用规划类:土地利用总体规划;土地利用专项规划;基本农田保护;土地利用计划;土地开发复垦;建设用地预审。

5.建设用地类:国家分批次用地审批;国家建设具体项目和地审批;个人建设用房地审批;土地租赁、抵押、转让审批;土地储备。

6.国土资源监察类:案件处理;来信来访材料。

7.国土资源宣教、科技、信息类:宣教、科技、信息工作计划等;国土资源科技计划规划报告、合同书;国土资源信息化建设的规划、方案、招标方案等

8.电子、声像材料类:电子材料:光盘、软盘、磁带;录音、录像带、照片(底片)等。

9.地质矿产管理类:地质勘查管理;矿产开发管理;矿产资源储量管理;地质环境管理等。

㈡完成时间

1.各业务科室指定专人,将本科室遗留档案进行整理、立卷,于2013年6月底前完成,移交综合档案室。7月份开始进行纸质档案的扫描工作。

2.部分土地登记档案(由于整理不规范,需要返工重新整理),于2013年12月底前完成。

四、工作方式、经费开支

㈠采用外承包和各业务部门自行整理、立卷方式实施档案整合工作。

1.在保证时间与质量的前提条件下,对土地登记(重新返工部分)档案约20万至24万卷宗和地质矿产档案整理实施外包,按卷计价。

2.各业务部门12月前应立卷归档而未整理的文件材料,由各业务部门整理、立卷。

㈡档案整合及装具费用

费用开支根据实际档案数量及所耗档案装具实际数量计算,经费列入专项资金预算。

㈢纸质档案扫描工作,仍按原定价格外包给杭州网新超图公司;整理工作拟外包给县档案局档案服务中心进行。

五、技术指导与监管

㈠档案室负责档案专业业务指导,各科室指定专人负责本科室专业业务的指导,土地登记(重新返工部分)档案由褚晓敏负责技术指导。

㈡鉴于目前档案室工作量大,任务重,人手缺等原因,请局党委抽调专人进行此项工作的监督检查。

六、档案整理具体要求

㈠档案整理的原则

1、充分利用原有业务档案材料。

2、遵循业务档案资料的形成规律和特点,保持档案材料之间的有机联系。

3、便于档案的保管和利用。

㈡档案整理依据

《归档文件整理规则》、《国土资源档案分类方案》、《国土资源档案归档范围及保管期限》、《科学技术档案案卷构成一般要求》。

㈢案卷整理要求

1、卷内材料的整理

⑴剔除卷内重复材料;

⑵破损材料须修裱后才能归档;

⑶超大纸张(大于A4幅面)必须折叠,页数较多时,宜单张折叠,如报表、图纸等;

⑷卷内材料归档,应除去金属物如订书钉、大头钉、回形针等;

⑸卷内文件材料按各类专业业务规范要求排列。(一般按照批复在前请示在后,文字在前表册在后的原则)

2、卷内材料页号的编制

⑴卷内材料有文字内容的均须编制页号,每卷单独编号,页码要求三位数,页号从“001”开始;

⑵页号的位置,单面书写的材料在右上角,双面书写的资料,正面在右上角,反面在左上角,折叠图纸一律在右上角;

⑶案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

3、卷内目录编制

⑴序号:以一份完整文件为单位,用阿拉伯数字从“1”依次注;

⑵日期:完整填写形式日期,用8位数字,例:20070601;

⑶文件题名:填写文件标题全名称;

⑷页次:填写文件材料在卷内所排列的起始页号,较后一份文件填写起止页号;

⑸卷内目录排列在卷内资料之前。

4、文件材料装订及封面填写

⑴每卷资料应使左边、下边对齐,在左侧以“三孔”式用线装订,并确保装订完成后无掉面页。

⑵封面填上相应的内容,起止时间应填写卷内全部文件材料形成的的起止日期,各备考表填上立卷人、检查人、立卷时间等。

5、档案盒上档案号的书写

档案号按照“全宗号--目录号--分类号--案卷号”编写规范,清晰。

6、纸质案卷的排列

跟据每卷档案的档号进行了有序排列。尽量做到目录号由小至大排列,必须做到同一目录号中案卷按顺序由1至999排列。

7、案卷目录整理。土地登记档案案卷目录由档案系统自动生成,打印,装订成册。地质矿产档案案卷目录先录入档案系统,再打印装订。

 

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